回覧でお願いする例文を紹介!自治会の回覧板と社内で回す文章で書き方が違う?早く回す・戻ってこないときの対処法も説明します♪
町内会長になっちゃった…回覧板でお願いする文章を作るときにどうやって書けば良いの?
回覧の文章を作るときは丁寧な挨拶を書いて、お願いしたいことは簡潔に読みやすくすることを心がけましょう!
今まで回覧の文書を読んだことがあっても、いざ自分が作成するときは、どのように書けば良いのか分かりませんよね。
回覧はお願いや大事なお知らせなど、読んで欲しい内容が書ていますが、ちゃんと閲覧(えつらん）されているのか不安になります。
また回覧板などを早く回したい・戻ってこないなどの困りごとも、簡単な方法で対処できますよ!
この記事ではお願いするときの例文を紹介しながら、今更聞けない挨拶の難しい言葉の意味も教えちゃいます♪
後半では、社内回覧の書き方のコツも紹介しているので最後まで読んでいただけると嬉しいです。
回覧をお願いする例文をご紹介!挨拶や敬語は使うべき?
住んでいる地域の自治会で配られる、回覧の文章を目にしたことがありますよね。
私の住んでいる自治会は、毎月回覧板と市報が届けられるのですが、さっと目を通しただけで次の人へ回しています。
ここでは、自治会でお願いする文章の書き方の違いについて、例文を交（まじ）えながらご紹介します。
よく使う回覧板の例文3選
例文①：役員交代の挨拶
拝啓 ○○自治会の皆様におかれましては、益々のご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度、会長をつとめさせていただく○○と申します。
不慣れなので至らない点もあり、ご迷惑をおかけする事があるかもしれませんが、皆様のお力添えをいただきますよう宜しくお願い申し上げます。
敬具
自治会の場合は、丁寧な挨拶とお願いしたいことは簡潔に読みやすくしましょう。
特に高齢の人が多くいらっしゃる地域では、最初の挨拶があると良い印象をもってくれる可能性があるんです。
会長や組長（班長）は役員交代のときに、挨拶文を作成する場合がありますよね。
もし各自治会でフォーマットや決まりごとがあるときは、そちらに沿って作成しましょう。
引き継ぐときに確認しておけば、後から悩まずに済みます。
また可能であれば、以前配布されたものを見ながら作成すると間違いなく作ることができますよ!
挨拶文には自分の名前と一言を、丁寧な文章を心がけながら作成しましょう。
ご清祥（せいしょう）ってよく見るけど、どんな意味なの?
「健康を祈り幸せに暮らしていることを喜ぶ」という意味があり、同じような文章で「ご清栄（せいえい）」とは、「健康や繁栄」を意味します。
また手紙にも使われる「拝啓と敬具」のセット…こちらは相手に敬意を表した言葉です。
少し堅苦しいと感じるかもしれませんが、敬意をもって健康を祈り、幸せに暮らしていることを喜んでいると伝える文章なんですよ。
例文②：自治会費など集金のお願い
早速のお願いではありますが、令和○○年度の自治会費（町内会費）の集金についてお知らせです。
- 集金期間：○○月○○日から○○月○○日までの間
- 金額：半年分○○円、または1年分○○円
お忙しいとは思いますが、ご準備いただけますよう宜しくお願いいたします。
なお、不明な点がございましたら、下記の○○までご連絡をお願いいたします。
組長 山田太郎（名前）
連絡先 090-○○○○-××××
例えば組長（班長）の場合は交代の挨拶と同時期に、自治会費のお願いが最初にあると思います。
集金に伺う・持ってきてもらう場合、挨拶文の後に続けて作成しましょう。
- いつから開始で期限はいつまでなのか
- 会費はいくらなのか
- 集金を担当する人の名前や連絡先
※私の住んでいるところでは組長が各家庭へ集金に回り、半年分か1年分の金額を選ぶことができます。
例文③：一斉清掃の参加のお願い
○○自治会の皆さまへ
町内一斉清掃のお知らせ
下記の通り町内の一斉清掃を実施いたしますので、多くのご参加をよろしくお願いいたします。
記
1、日時：令和○○年○○月○○日（〇）午前9：00～11：00までの予定
2、集合場所：○○集会所
3、備考
- ゴミ袋は用意してありますが、道具などは各自持参していただけると大変助かります。
- 雨天の場合は中止しますが、連絡などはいたしませんので、各自でご判断ください。
- 暑い中での作業となりますので、帽子などの暑さ対策をしてご参加お願いします。
以上
例文③では他にもよくある廃品回収や子供会、地域のイベントなどのお願い文書にも使えますよ♪
自治会と町内会って両方聞いたことがあるけど、なにが違うの?
私も知らなかったんだけど、同じ意味なんだって!
「町内会」とは古い言い方で、今は「自治会」に変更されているところが多いそうです!
そういえば、私の住んでいるところでも○○自治会となっていました。
自治会ってどうやって成り立っているの
私の住んでいる地域の自治会では、回覧文章は会長名義で作成されるのですが、書記を担当する人が集会で決定したことやお願いを文書にします。
出来上がった文章を会長が確認してから各組に配布され、組長（班長）が担当地区の住人へ回覧文書を配ったり集金などのお願いをするんです。
回覧のお願いで回覧板を早く回したいときはどうする?
回覧板であるあるなのが、なかなか回ってこない・気づくと紛失されて、どこにあるのか分からず困っているというのを聞きます。
回覧でお願いする文章の中には、地域に住まわれている人の訃報や行事の中止など、早く全員の人に読んでもらいたいものがありますよね。
早く回したいときの対処法は回覧開始日や至急といった文字を目立つところに書くことです!
例えばフォントを変えてみる・文字を赤文字で大きくする・手書きをするなど、効果的に目立たせましょう。
えっ?こんなことで早く回すことってできるの?
パッと見て目に飛び込んできた文字が至急と書かれていたら、心理的に「早く回さなきゃ!」と感じます。
また回すのが遅い人の対策として、順番を変更できるのあれば、最後に回すことで他の人が期限内に読めないことを、避けることができますよ。
それでも戻ってこない場合は、最後の人から順番に連絡を取るようにしましょう。
連絡するときは、相手が不快にならないよう問い合わせすることが大事です。
○○さんのお宅でしょうか?
○○自治会の△△と申します、お世話になっております。
先月から回し始めた回覧板がまだ戻ってこないのですが、○○さんのところには回ってきましたか?
電話やメモなどを利用し、困っているので協力して欲しいという感じで、お願いの姿勢で問い合わせをしましょう。
もし最後の人が持っていたとしても、決めつけて言うと反感をかい、ご近所トラブルになりかねないので気をつけて下さいね!
回覧のお願いが社内で回ってきたときの注意点!
回覧は自治会だけでないですよね。会社でも社内の回覧文書が回ってきます。
社内の回覧では新年会・忘年会、歓送迎会など参加のお願いや、参加人数を確認したい場合もあります。
早く回すだけではなく、返答が必要なのかも確認しましょう。
それが紙なのか会社専用のパソコンなのか携帯のLINEなのかでも、対応が変わってくるんですよ。
回覧が回ってきた場合
紙の場合
社内の回覧も速やかに回す必要がありますが、次の人が出張や社外に出ている場合は、その人を飛ばしましょう。
仕事中は忙しくて見る時間がない…と後回しにならないよう気をつけて下さい。働いている皆さんが同じ条件で忙しいからです。
パソコンの場合
専用のパソコンにメールがくる場合も、後回しをすると忘れてしまう可能性があるので、気づいた時点で閲覧し、確認したことを伝えましょう。
LINEの場合
LINEで回覧がくる場合は、見ると既読が付きますし、参加・不参加の返事もスタンプなどで返すことができるので簡単です。
日時をハッキリと覚えていなくても、見直すことができるので便利ですよね!
回覧を作る場合
社内に書き方のフォーマットがあるのかを上司や先輩に確認し、過去の文章などを参考にしながら書くことをお勧めします。
もし決まったものがないのであれば、お願いする文章で気をつける点は、パッと見ただけで内容が分かるように作成することです。
なので自治会のような挨拶や丁寧な文章ではなく、要点だけを簡潔に伝えるよう心がけましょう。
また、返答が欲しいのか、閲覧だけで良いのかも明確に記入しましょう。
箇条書きを上手に利用し、全員に回すことができたのか確認できるよう、名前リストを添付するなどしておくと便利です。
名前リストでチェックがなければ、回しているときに不在だった人が分かり、改めて確認のお願いをしやすくなります。
社内の場合でも回覧の開始日や期限を大きく書くことで、急いで回してくれる可能性が高くなるので試してみてくださいね♪
まとめ
- 自治会の回覧をお願いするときは、丁寧な挨拶と簡潔な内容を書く
- 社内の回覧をお願いするときは、挨拶を抜き要件を箇条書きで簡潔に書く
- どちらもフォーマットや過去の文書の有無を確認する
- 早く回したいときは、日付や至急を目に留まるように付け加える
文章を作ることに慣れていないと、自分が書いたものが正しいのか不安になりますよね?
この記事で紹介した例文が少しでもお役に立てれば嬉しく思います。
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